Cường bắt đầu dùng Hubspot CRM từ năm 2016. Tại thời điểm đó, và thậm chí cho đến bây giờ, Hubspot CRM vẫn là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng có phiên bản miễn phí tốt nhất. Phiên bản miễn phí của các phần mềm CRM khác đều không sánh bằng như: Zoho CRM, Bitrix24, Streak, Freshsales, Sugar CRM, Insightly CRM, SuiteCRM, Agile CRM…
Với kinh nghiệm cùng danh hiệu Champion User nhiều tháng, cũng như đang được hỗ trợ trong chương trình Hubspot for Startup, Cường hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn dễ dàng lựa chọn CRM phù hợp.
2 dấu hiệu bạn cần phải có phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
Không phải tất cả loại hình kinh doanh đều cần CRM, nhưng nếu thiếu CRM chắc chắn công việc kinh doanh của bạn không thể phát triển to lớn được. Sau đây là 2 dấu hiệu mà Cường dễ thấy nhất ở các doanh nghiệp chưa ứng dụng CRM một cách bài bản:
Không nắm bắt hết thông tin khách hàng, tỷ lệ chốt đơn kém
Mỗi lần tiếp xúc qua các kênh khác nhau, khách hàng lại sinh ra nhiều dữ liệu khác nhau: như hỏi giá tại cửa hàng, gọi hotline để được tư vấn, nhắn tin Fanpage để đặt hàng, gửi mail để huỷ đơn…
Nếu bạn không có phần mềm quản lý quan hệ khách hàng chắc chắn bạn sẽ không nắm hết lịch sử này.
Tất nhiên khách hàng sẽ không hài lòng nếu bạn yêu cầu họ nhắc lại. Hoặc tệ hơn là họ sẽ bỏ đi ngay mà không cho bạn bất kỳ cơ hội nào.
Doanh thu giảm nhưng không biết nhân sự đang gặp vấn đề cụ thể là gì
Vì bạn không có những số liệu tổng quát và kịp thời, nên bạn không thể biết được giải pháp sẽ là gì. Cái gì không đo lường được thì không quản lý được.
Nhân sự cũng không nắm được vấn đề chủ quan trọng, mà thường chỉ tập trung vào những điều nhỏ nhặt và đỗ lỗi cho nhau.
3 lý do bạn phải có CRM ngay hôm nay
Bạn có thể lưu và quản lý quan hệ khách hàng bằng nhiều cách khác nhau, từ đơn giản như nhớ mặt, viết ra sổ, đến phức tạp như lưu trên Excel, hay Google Sheet. Nhưng với CRM bạn được nhiều hơn thế:
Chăm sóc khách hàng tốt hơn, nhân viên vui hơn, doanh thu cao hơn
Không chỉ doanh số, CRM đã giúp Cường dễ dàng biết được chi tiết hiệu suất của từng nhân viên kinh doanh như: số cuộc gọi, vấn đề của từng khách hàng, tỷ lệ chuyển đổi, giá trị trên mỗi khách hàng… Từ đó dễ dàng đưa ra những sự hỗ trợ cần thiết.
Cường (và có có lẽ nhiều anh chị chủ doanh nghiệp) thường sẽ kiêm nhiệm nhiều vai trò cùng lúc trong công ty. Nên sẽ rất khó theo dõi sát sao từng bạn nhân viên kinh doanh làm việc như thế nào.
Điều này rất dễ dẫn đến bầu không khí căn thẳn mỗi khi tình hình kinh doanh đi xuống, vì nhân viên không biết điểm nào sai, và bản thân chủ doanh nghiệp cũng không có hướng cải thiện phù hợp. Nhưng với CRM, mọi thứ đều rõ ràng và cụ thể đến từng con số.
Tối ưu chi phí marketing, gia tăng lơi nhuận
Nhờ biết được nguồn bắt đầu và hành trình khách hàng, Cường biết được khách nhắn tin trên Fanpage qua Facebook Ads là hiệu quả nhất, sau đó là đến Email. Google Ads tuy ra khách chất lượng nhưng chi phí cho mỗi khách hàng mua hàng (Cost per Sale) lại quá lớn.
Tập trung tất cả nguồn khách hàng vào 1 nơi
Cường từng sử dụng bảng Excel và Google Sheet để lưu thông tin khách hàng. Nhưng chỉ trong tháng đầu tiên, Cường đã phải lưu đến 6 sheet khác nhau. Cứ 3-4 hôm là Cường lại dành ra 1 buổi tối để xử lý trùng và nhập các bảng dữ liệu khách hàng lại với nhau.
Khách hàng là tiền, nhưng thú thật, lúc đó Cường chỉ ước giá như mình có ít khách hàng hơn vì tư duy (sau này mới biết là sai lầm) thà ít nhưng tập trung và chất lượng.
Nhưng sau này ứng dụng Hubspot CRM thì mọi thứ trở nên đơn giản.
11 lý do dùng Hubspot CRM là phần mềm quản lý khách hàng miễn phí tốt nhất
Cường bắt đầu dùng Hubspot CRM từ năm 2016. Tại thời điểm đó, và thậm chí cho đến bây giờ, Hubspot CRM vẫn là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng có phiên bản miễn phí tốt nhất. Phiên bản miễn phí của các phần mềm CRM khác đều không sánh bằng như: Zoho CRM, Bitrix24, Streak, Freshsales, Sugar CRM, Insightly CRM, SuiteCRM, Agile CRM…
Miễn phí tất cả tính năng cần thiết
Không giống như các CRM khác, Hubspot miễn phí hầu như các tính năng quan trọng như tích hợp Email, tích hợp Fanpage Facebook, Tracking Web…
Lần đầu tiên Cường dùng vào năm 2016, Hubspot CRM còn gây ấn tượng mạnh khi không giới hạn số lượng Contact lưu trữ và số người dùng. Quá ấn tượng với độ hào phóng và tầm nhìn dài hạn của CEO Brian Halligan.
Cường xin lưu ý lại: Tất cả tính năng mà Cường đề cập trong bài viết này đều là miễn phí!
Ứng dụng trên Android và IOS đầy đủ tính năng, siêu mượt, tất nhiên cũng miễn phí
Hubspot chính là phần mềm CRM miễn phí đầu tiên và duy nhất có ứng dụng trên Android và IOS chính chủ.
Tuy lúc mới ra, úng dụng Hubspot trên IOS vẫn còn khá nhiều lỗi. Nhưng tại thời điểm hiện tại, Hubspot App đã hoàn thiện và liên tục được cập nhật tính năng mới trên của IOS và Android.
Cường thích nhất tính năng tự cập nhật Contact từ Hubspot CRM vào danh bạ và ngược lại. Nó giúp Cường không cần quan tâm đến việc phải lưu từng khách hàng trên 2 phần mềm khác nhau.
Giao diện dễ dùng, mở rộng vô hạn số trường thông tin, tìm kiếm nhanh chóng
Có thể nói, giao diện Hubspot CRM là giao diện CRM dễ dùng nhất. Tuy chưa có bản Tiếng Việt, nhưng Cường tin nếu đã dùng được hệ điều hành Windown nhiều năm, thì chắc chắn Hubspot CRM cũng không mấy khó khăn.
Sau khi Salesforce đầu tư, UI/UX của Hubspot đã được cải thiện rất nhiều sau mỗi lần update. Đồng thời đội ngũ thiết kế của hãng cũng lắng nghe và phục vụ cộng đồng người dùng rất tốt tại https://community.hubspot.com/.
Tính năng thêm trường thông tin (Hubspot gọi là Properties) là một trong những điểm Cường thích nhất ở Hubspot CRM. Không đơn giản là tạo 1 trường để bổ sung thông tin, mà Cường còn thể dễ dàng format nhiều định dạng thông tin khác nhau như: số, ngày, đơn vị, chuỗi…
Tính năng này kết hợp với việc thay đổi thứ tự vị trí các trường dễ dàng chỉ bằng cách kéo thả. Chắc chắn bạn sẽ phát ồ lên vì tự hỏi: tại sao mình phải dùng Excel hay Google Sheet rồi miệt mài kéo thanh cuộc ngang chỉ để tìm 1 trường cần thiết, lâu đến thế. (giống như Cường lúc mới đầu làm quen Hubspot CRM ^^)
Tính năng Search và Filter của Hubspot CRM cũng được cải tiến theo thời gian. Bạn không cần khai báo là tìm trong trường nào, vì Hubspot sẽ tự động index trường Name, Phone, Email, Job Title… miễn truy vấn của bạn trùng với các trường cơ bản này là hệ thống sẽ nhanh chóng trả về kết quả cho bạn.
Còn với tính năng Filter, bạn có thể lưu điều kiện và đặt tên cho Filter đó để có thể nhanh chóng tái sử dụng cho lần sau.
Tập trung rất nhiều nguồn khách hàng khác nhau
Không chỉ import nguồn khác hàng từ file csv hay xls, Hubspot CRM còn tích hợp với Email và Facebook Fanpage.
Nghĩa là những khách hàng nhắn tin trên Fanpage, điền Facebook Lead Form hoặc gửi mail đến bạn, sẽ tự động lưu trên CRM mà không cần làm thêm thao tác nào.
Kết hợp mạnh mẽ với website
Hubspot CRM còn tích hợp với website qua Livechat, Form, và PopUp. Nghĩa là chỉ cần khách hàng nhắn tin hay để lại thông tin trên website của bạn, thì thông tin sẽ tự động được lưu vào CRM
Tracking theo dỗi đầy đủ hành trình của khách hàng
Nhờ tích hợp mạnh mẽ vào các kênh tương tác, Hubspot CRM đã lưu lại toàn bộ lịch sử thông tin của từng khách hàng vào hệ thống. Giúp bạn dễ dàng nắm bắt hành trình khách hàng.
Tuy vậy, vẫn còn nhiều kênh mà Hubspot tại Việt Nam chưa thể tích hợp được như Zalo OA, các sàn thương mại điện tử như Shoope, Tiki, Lazada, Sendo…
Thêm một tin buồn nữa là để tích hợp và theo dỗi lịch sử gọi hotline tại Việt Nam bạn phải trả thêm phí chứ không miễn phí như ở Mỹ.
Nếu có nhu cầu, bạn có thể liên hệ 2 đơn vị làm tổng đài ảo là Omicall của VIHAT và GCall. Đây là 2 đối tác được Hubspot cấp phép.
Tư duy đúng về phương pháp Sale Inbound và ABM
Lúc mới dùng, Cường không biết và cũng không thèm nghiên cứu về phương pháp và quy trình ẩn sau Hubspot CRM. Sau này mới biết thì phương pháp đó được gọi là Sale Inbound và ABM (Account Base Marketing).
Phương pháp này cực kỳ hiệu quả và được nhiều tập đoàn công nghệ trong lĩnh vực bán hàng B2B áp dụng. Nhờ tìm hiểu và sử dụng Hubspot CRM, Cường đã “vô tình” học được bí kíp ^^. Bắt đầu hiểu rõ hơn những khó khăn và thách thức sẽ gặp phải trong công việc của mình. Quan trọng hơn là nhờ Hubspot CRM, Cường có cơ hội áp dụng thực tế mà không tốn bất kỳ chi phí học nào về Deal Stage và Pipeline.
Notify đúng lúc, trên cả web và di động
Những thông báo đúc lúc của Hubspot CRM, đã giúp Cường kịp thời liên lạc lại khách hàng. Chỉ cần họ vừa mở mail, hoặc lên website xem thông tin, hay xem file báo giá, Hubspot CRM sẽ notify liền cho bạn.
Có thể đôi lúc khách hàng chưa thật sự có nhu cầu nghe tư vấn, nhưng hầu hết tại thời điểm mà họ đọc những thông tin Cường gửi, thì đó chính là khoảnh khắc vàng để tư vấn.
Tính năng này sẽ giới hạn 200 thông báo miễn phí mỗi tháng. Nhưng bạn cũng đừng lo lắng nếu sợ mất dấu. Vì Hubspot đã lưu lại lịch sử những hoạt động đó của khách hàng trên các trường như: Recent sales email open date, Recent sales email clicked, Time last seen… Bạn có thể dễ dàng lưu lại với Filter và hậu kiểm khi cần.
Phân quyền chặt chẽ, bảo mật khách hàng
Hubspot CRM có tính năng phân quyền vô cùng mạnh mẻ. Với 3 cấp độ cơ bản là Edit, View Only, None, Hubspot CRM cho phép bạn phân quyền trên từng tính năng.
Hubspot cũng có tính năng rất hay là Không cho tải (Not Export) và Không cho xoá (Not Delete). Với tính năng này, bạn có thể hạn chế một phần dữ liệu bị thất thoát nếu nhân viên có ý xấu hoặc vô tình xoá mất dữ liệu khách hàng.
Nếu bạn đang quản lý một phòng kinh doanh hơn 20 người thì chắc chắn sẽ rất cần tính năng này.
Tính năng comment giúp hỗ trợ và traning nhân viên trên từng khách hàng cụ thể
Hubspot CRM có cơ chế giao tiếp nội bộ qua 2 tính năng Note và Comment. Đây là tính năng Cường cực thích. Vì nó giúp Cường hỗ trợ kịp thời các bạn nhân viên kinh doanh khi các bạn gặp câu hỏi khó từ khách hàng.
Đồng thời còn là công cụ để Cường kịp thời nhắc nhở và đốc thúc đội ngũ khi cần. Quan trọng hơn hết là nó được trao đổi trên từng deal khách hàng cụ thể.
Nếu đã hết 200 thông báo miễn phí, bạn vẫn có thể theo dỗi bình luận qua thông báo bằng email nhé.
Nắm bắt tổng quát và nhanh chóng tình hình kinh doanh với tính năng Report
Thú thật, tính năng Report của Hubspot ban đầu khá rối rắm vì Cường chỉ có thể dùng được những mẫu Report có sẵn.
Nhưng sau khi Hubspot CRM update tính năng Customize Report từ một bảng bất kỳ (kiểu như khi ta quét 1 bảng trên Excel hay Google Sheet thì sẽ tự động gựi ý biểu đồ phù hợp).
Với bản Hubspot CRM miễn phí, bạn có thể tạo tối đa 5 Customize Report.
