Trước khi làm một dự án Marketing kể cả ngắn hạn và dài hạn mình đều đặt mục tiêu cụ thể sẽ đạt được Objectives như thế nào trong mỗi tháng. Sau đó mình sẽ chia nhỏ ra từng ngày để dễ xác định và theo dõi được mình đã đạt được đến đâu, việc này đòi hỏi mình cần có các công cụ để báo cáo số liệu của dự án tốt hơn. Đồng thời những công cụ này sẽ hỗ trợ mình trong việc theo dõi về tiến độ cũng như sự hiệu quả của các dự án. Dưới đây là Những công cụ mình dùng để lập báo cáo Marketing hiệu quả.

Google Analytics 4: Tỉ lệ tương tác và trải nghiệm người dùng

Với quy mô doanh nghiệp nhỏ, nhân sự giới hạn, nên hầu như tất cả mọi việc mình đều cần phải theo dõi và giám sát, trong đó cả theo dõi lượt Traffic thu về từ các nguồn khác nhau: Social, Aha Plus, SEO, và cả từ chạy quảng cáo. Việc này đòi hỏi mình phải tốn khá nhiều thời gian để theo dõi và tạo dựng báo cáo. Sau nhiều lần dùng các công cụ khác nhau, thì cuối cùng mình cũng đã tìm ra “chân ái” của mình đó là Google Analytics 4 (GA4). 

1. Đo lường và truy xuất lượt Traffic

Mình đã sử dụng GA4 để thực hiện các việc sau:

• Đo lường được số lượng user vào web 
• Theo dõi họ đến từ những nguồn nào, những kênh nào.
• Thời gian tương tác của người dùng và nhiều thứ khác nữa.

Nhờ vậy mà mình xác định được những nguồn đạt traffic cao nhất, từ đó tối ưu những bài viết và tăng thêm nhân lực để triển khai trên các nguồn này. Ngoài ra, mình sẽ theo dõi thời gian tương tác của người đọc để đảm bảo những traffic này không “ảo”, điều này chắc những chủ Startup như mình sẽ hiểu.

Báo cáo trên Google Analytics 4

2. Xem báo cáo Funnel

Với GA4, mình còn có thể xem được cả funnel báo cáo để xác định ra số lượng chuyển đổi từ user sang khách hàng tiềm năng là bao nhiêu. Từ đó mình dễ dàng thống kê, đề ra những hoạt động cụ thể cho dự án và đưa ra kết luận khách quan hơn.

Xem funnel chuyển đổi trên GA4

Hubspot CRM: Đo lường lượt chuyển đổi

Với GA4 thì mình có thể theo dõi lượt traffic vô cùng dễ dàng, tuy nhiên với những lượt chuyển đổi sang đăng ký form hay thống kê email thì mình gặp khá nhiều khó khăn. Vấn đề này đòi hỏi mình phải dùng thêm một công cụ nữa là Hubspot.

1. Quản lý form và thông tin khách hàng

Hubspot giúp mình khá nhiều trong việc quản lý thông tin khách hàng tiềm năng thông qua form đăng ký. Đồng thời, mình sẽ xác định được số form đăng ký mỗi ngày là bao nhiêu, đến từ nguồn traffic nào (Earned Channel, Owned Channel hay Paid Channel). Thậm chí mình còn có thể xác định đúng bài viết đem lại form cao để dễ dàng thưởng “nóng” có nhân viên.

Ngoài ra, với các tính năng theo dõi thời gian điền form của khách hàng trên Hubspot, nhân viên của mình sẽ biết được khách hàng có gặp khó khăn khi đăng ký form hay không? Form có quá phức tạp? Từ đó, các bạn trong phòng Marketing sẽ tìm cách tối ưu form sao cho hoàn thiện nhất.

Đo lường lượt chuyển đổi form trên Hubspot

2. Thống kê hiệu quả chiến dịch Email Marketing

Sau khi thu thập được thông tin khách hàng từ form, công ty mình sẽ tiến hành chiến dịch Email Marketing để cung cấp những tài liệu, kiến thức miễn phí và tiếp cận gần hơn với tập khách hàng tiềm năng.

Đo lường sự hiệu quả của chiến dịch Email

Thông thường để theo dõi chi tiết về hoạt động của người nhận email thì mình dùng tính năng Analyze Email của Hubspot. Ở tính năng này, mình sẽ hiểu rõ được:

• Tỷ lệ mở email (Open rate)
• Tỷ lệ ấn chọn (Click-through) 
• Tỷ lệ phản hồi (Reply rate)

→ Từ đó hiểu rõ hơn được tâm lý khách hàng. Biết được những nội dung, tiêu đề như thế nào sẽ gây chú ý và tạo hứng thú cho người đọc, nhờ đó cải thiện, và trau chuốt nội dung hơn cho những lần kế tiếp.

Google Data Studio: Xem báo cáo Marketing số liệu tổng

Dù GA4 và Hubspot đã có nhiều tính năng vô cùng tiện ích và giúp ích mình nhiều. Nhưng khi “đứa con tinh thần” của mình ngày một lớn, đồng nghĩa với nhân sự ngày càng tăng thì mình cần một công cụ giúp trực quan hóa dữ liệu và giúp báo cáo đẹp mắt hơn để những bạn leader cũng có thể dễ dàng theo dõi. Với những mục đích đó thì mình quyết định dùng công cụ Google Data Studio (GDS).

GDS khá tiện cho mình trong việc có thể liên kết với các công cụ khác để lập ra báo cáo. Vì thế mình đã liên kết GA4 và Hubspot với GDS để dễ dàng theo dõi. Vì hiện tại Agency mình chỉ là một Startup nhỏ nên mình chỉ sử dụng những báo cáo đơn giản dạng biểu đồ chuỗi thời gian (Time series charts) hay biểu đồ bảng.

1. Time series: Theo dõi sự thay đổi dữ liệu theo thời gian

Có những tháng mình vượt xa mục tiêu, nhưng cũng có những tháng mình chỉ có một vài lượt traffic ít ỏi. Vì thế với mình việc so sánh sự chênh lệch các số liệu của tháng này với tháng khác vô cùng quan trọng. Thông thường thì mình sẽ dùng Time series charts để tạo ra báo báo đơn giản và dễ theo dõi nhất. Đồng thời mình sẽ điều chỉnh phương diện theo tháng hoặc tuần để có cái nhìn tổng quan về báo cáo marketing.

Xem báo cáo tổng trên Google Data Studio

2. Table: Theo dõi số liệu từng phương diện 

Để xem số lượt traffic hoặc form đăng ký của từng nguồn cụ thể để dễ dàng đưa ra nhận xét thì báo cáo thông thường và đơn giản nhất mà mình chọn  đó là biểu đồ bảng (Table). Biểu đồ bảng này khá phù hợp với mục đích theo dõi của mình. Nó không quá trừu tượng như Bar Chart hay Pie Chart mà cũng không cá biệt hóa như Scorecard nên mình và các bạn leader có thể dễ dàng theo dõi được.

Theo dõi từng phương diện trên Google Data Studio

Hầu như trên GDS mình sẽ tập trung theo dõi lượt Traffic về web nên bộ lọc mà mình chủ yếu sử dụng là Page Path và Session Source. Hai bộ lọc này sẽ giúp mình xác định được lượt user chủ yếu đến từ bạn nào viết, và nguồn nào có lượt user cao nhất. Tuy nhiên, không phải công ty nào dùng 2 bộ lọc này cũng hợp lý vì còn tùy vào mục đích và cách đặt tên URL của từng công ty mà các thông tin trên các bộ lọc sẽ hoàn toàn khác nhau.

Kết luận

Trên đây là những công cụ đã giúp mình rất nhiều trong việc theo dõi và tạo lập báo cáo Marketing. Hy vọng là bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích.