I. XÁC ĐỊNH ĐÚNG ĐỐI TƯỢNG MÌNH CẦN GỬI MAIL
Có rất nhiều đối tượng mà bạn có thể gửi email Thông báo nghỉ lễ Giỗ tổ và ngày 30/4, 01/05 này :
- Khách hàng: Các khách hàng của công ty cần được thông báo để có thể sắp xếp công việc và thời gian tiếp nhận dịch vụ của công ty.
- Đối tác: Các đối tác của công ty cần được thông báo để có thể sắp xếp lịch trình và kế hoạch hợp tác với công ty.
- Nhân viên: Nhân viên của công ty cần được thông báo để có thể sắp xếp công việc và thời gian nghỉ lễ.
- Các bên liên quan khác: có thể là nhà cung cấp, đối tác ngân hàng, các cơ quan chức năng… cần được thông báo để tránh các sự cố không đáng có trong quá trình làm việc
Vì vậy, khi viết email thông báo nghỉ lễ Giỗ tổ, 30/04, 01/05 này bạn nên xác định rõ người cần nhận và gửi email đến những đối tượng đó. Điều này sẽ giúp đảm bảo thông tin được truyền tải đến đúng người và đảm bảo quyền lợi của công ty. Với email này đối tượng mà mình hướng đến là những khách hàng cũ và đối tác đã sử dụng dịch vụ của công ty TVG Agency.
II. NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA VIỆC VIẾT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP
Đây là một trong những email quan trọng để gửi đến khách hàng và đối tác của công ty. Để viết email này, mình đã sử dụng một số nguyên tắc cơ bản như sau:
1. Đặt tiêu đề email rõ ràng và ngắn gọn: “Thông báo nghỉ lễ Giỗ tổ, 30/04, 01/05 năm 2023”
Tiêu đề cần phản ánh nội dung chính của email và thu hút sự chú ý của người nhận.
2. Bắt đầu email bằng lời chào và lời cảm ơn: “Kính gửi Quý khách hàng/đối tác thân mến!
Công ty TVG Agency xin trân thành cảm ơn Quý khách đã tin tưởng và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của chúng tôi trong suốt thời gian qua”
3. Chỉ ra lý do nghỉ lễ và thời gian nghỉ: “Chúng tôi xin thông báo về kế hoạch nghỉ lễ Giỗ Tổ và ngày Quốc tế Lao động như sau:
– Thời gian nghỉ: “Từ ngày 29/04 (thứ bảy) đến hết ngày 03/05 (thứ tư)”.
– Lý do nghỉ lễ: “để tôn vinh những người đã hy sinh cho đất nước và để đội ngũ nhân viên có thời gian nghỉ ngơi cùng gia đình”.
4. Nhắc lại ngày làm việc và địa chỉ liên hệ sau khi nghỉ lễ:
“Công ty TVG Agency sẽ bắt đầu trở lại làm việc bình thường vào ngày 04/05/2023 (thứ năm). Trong thời gian nghỉ lễ, nếu có bất kỳ vấn đề gì cần hỗ trợ gấp, xin quý khách hàng liên hệ theo thông tin: Mrs. Nhung +84906952017.”
5. Kết thúc email bằng lời chúc tốt đẹp: “Kính chúc quý khách/đối tác thân mến có một kỳ nghỉ lễ vui vẻ và bình an! Trân trọng cảm ơn!”
Bên dưới email mình có đính kèm phòng ban gửi email này và địa chỉ của công ty.
Sau khi viết xong, mình đã đọc và kiểm tra lại toàn bộ email để đảm bảo nội dung chính xác, không có lỗi chính tả và định dạng email dễ đọc và hiệu quả.
III. LÊN Ý TƯỞNG THIẾT KẾ POSTER
1. Xác định các nội dung cần đưa lên poster thông báo
- Đầu tiên là phải thể hiện được tên logo của công ty chúng ta đang làm việc
- Thứ 2 là xác định được mục đích của poster này là để làm gì?
Với poster này chúng ta sẽ thể hiện 1 cách ngắn gọn và đầy đủ nhất: Thông báo nghỉ lễ Giỗ tổ, 30/04 và 01/05
- Tiếp theo là thông tin quan trọng nhất cần thông báo tới Khách hàng đó chính là :Thời gian nghỉ lễ Từ ngày 29/04 (thứ bảy) đến hết ngày 03/05 (thứ tư)
- Và cuối cùng đừng quên chúc quý khách có 1 kì nghỉ lễ vui vẻ
2. Design poster
- Bước 1: Lên ý tưởng chọn background poster
Với nội dung này mình chọn background màu đỏ theo hơi hướng ngày tết tí xíu cho đỏ
- Bước 2: Chọn template trên Freepik: Ở phần Assets => Vector => Chinese
- Bước 3: Chọn biểu tượng chính của poster
- Bước 4: Lựa chọn Font chữ + bảng màu cho phù hợp để hiển thị những nội dung cần đưa lên poster ở mục 1. Mình dùng Font chữ: Bangers và dùng màu: #E0B15E
- Bước 5: Sử dụng các phần mềm design poster: mình dùng để thiết kế hoặc bạn có thể dùng Adobe Photoshop cũng được
- Bước 6: Hoàn thiện và tối ưu poster
IV. PHÂN PHỐI NỘI DUNG LÊN CÁC KÊNH ATTRACT VÀ ENGAGE CỦA PHÒNG GROWTH
1. Đăng lên fanpage chính của công ty: Trần Vũ Group: Dịch vụ Digital Marketing
2. Đăng lên trang web chính của công ty: tvg.agency
3. Gửi email marketing
Dùng tài khoản email của công ty : [email protected] và dùng phần mềm Hubspot để edit và tối ưu email và đặt lịch hẹn giờ gửi đến các khách hàng cần nhận được email này
Lưu ý sử dụng link Replug để rút gọn đường link và để đo lường lượng khách đọc email này đến từ đâu.
4 . Gửi thông báo đến các khách hàng qua Zalo
Bạn lên danh sách các khách hàng cần gửi thông báo qua Zalo và gửi link thông báo đến họ
Email là một công cụ quan trọng trong việc giao tiếp và quảng bá thương hiệu của công ty. Viết email chuyên nghiệp là một kỹ năng quan trọng mà một nhân viên digital marketing cần phải có. Mình hy vọng bài “Mình đã viết email “Thông báo lịch nghỉ lễ Giỗ tổ, 30/04, 01/05 ” như thế nào?này sẽ giúp cho các bạn viết được một email hoàn chỉnh nhất đáp ứng được các yêu cầu và đạt được mục tiêu của công ty.