Hi mọi người, Mình là Nhung – Co Founder của một Agency be bé đã thai nghén được 5 năm. 

Mang tiếng là Founder nhưng khi công ty còn thiếu nhân sự thì chính mình cũng phải bắt tay vào việc quản lý dự án và làm việc liên tục với client. Trong quá trình chập chững ấy, mình luôn cố gắng thay đổi phương pháp quản lý sau mỗi lần nhận Feedback của Khách Hàng.

Dù hiện tại việc quản lý của mình vẫn còn nhiều thiếu sót nhưng mong rằng sẽ chia sẻ được kinh nghiệm đến mọi người cũng như nhận được đóng góp để cải thiện nhiều hơn. Ngay bây giờ, mọi người hãy cùng mình bắt tay vào tìm hiểu nhé!!

Một điều nữa là trong bài viết này nhiều công cụ hay cụm từ nào mà các bạn không biết và muốn tìm hiểu thêm thì có thể liên hệ trực tiếp với Nhung qua đây nhé: www.facebook.com/vucamnhung95/

Những tiêu chí phải đạt được 

Với bất kì dự án mình luôn đề ra một số tiêu chí để đảm bảo cho dự án luôn đi đúng hướng. 

CHỌN MẶT GỬI VÀNG 

Trước khi bắt đầu dự án, mình luôn tuyển dụng nhân sự một cách kỹ càng để phù hợp với sản phẩm của khách hàng. Trong một vài trường hợp nhân sự của mình muốn thử sức ở các thị trường mới thì mình cũng luôn theo sát và review dự án liên tục để vừa giúp các bạn có thêm kinh nghiệm vừa đảm bảo cho tiến trình dự án không bị chậm lại.  

PHẢI CÓ TIMELINE CỤ THỂ

Khi tiếp nhận bất kỳ một dự án nào, mình luôn thiết kế một timeline cụ thể theo tuần. Qua đó vừa giúp cho nhân sự không bị trễ nại mà Client cũng yên tâm hơn khi theo dõi được tiến trình hoạt động.

TRAO ĐỔI VỚI KHÁCH HÀNG NHANH CHÓNG VÀ NẮM BẮT Ý KIẾN CỦA KHÁCH HÀNG ĐỂ THAY ĐỔI CHO PHÙ HỢP.

Trong ngành dịch vụ có một câu là “Luôn thỏa hiệp với mọi ý kiến của khách hàng”. Khi làm việc với Clients chắc chắn sẽ có người này, người kia, có người sẽ yêu cầu trao đổi trên nền tảng khác, có người thì yêu cầu không xài gói dịch vụ này mà bù thêm vào gói dịch vụ khác, vv.. Mình cũng luôn trao đổi và thỏa thuận với Clients sao cho hai bên hiểu ý nhau và luôn làm việc trong trạng thái tin tưởng, thoải mái nhất.

Quy trình mà mình đã triển khai

Để mọi người có thể dễ dàng theo dõi, mình sẽ chia quy trình dịch vụ thành 5 giai đoạn, cụ thể như sau:

1. KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN

Xây dựng bản cam kết dự án: Đối với tất cả các dự án, mình đều tạo một bản cam kết từ trước, bởi nó là cơ sở để định hướng hoạt động, căn cứ xác định và công nhận kết quả cuối cùng.

Cụ thể, bản cam kết sẽ gồm các mục tiêu cuối cùng sẽ đạt được với khách hàng, những điều khoản vi phạm hợp đồng, chính sách hoàn tiền để khách hàng nắm rõ và dễ dàng giải quyết nếu có bất kì vấn đề gì xảy ra.  

Xác định những người liên quan: Họp nội bộ trước để bàn về phương hướng triển khai: 

– Phân tích 7P: Đây có lẽ là bước quan trọng nhất khi xây dựng một Plan Marketing tổng thể, việc hiểu rõ sản phẩm, thị trường sẽ là việc làm đầu tiên mà mình yêu cầu Marketer phải làm nếu muốn thành công một dự án. 

– Phân chia nhân sự cho 4 hạng mục: Như mình đã đề cập thì đây sẽ lúc mình “chọn mặt gửi vàng” những người mà mình nghĩ sẽ phù hợp nhất và có mong muốn được trải nghiệm. Tất nhiên mình sẽ luôn hỗ trợ các bạn sao cho không ảnh hưởng đến kết quả mà mình đem lại cho khách hàng.

– Tổng hợp các câu hỏi để trao đổi với Client trong buổi họp tiếp theo: Tiếp nối công đoạn phân tích 7P, mình luôn tạo điều kiện cho các bạn Marketers có thể brainstorm ý tưởng, đặt câu hỏi và trao đổi trực tiếp với khách hàng. 

2. Lập kế hoạch

– Ban đầu mình sử dụng một công cụ tên là Jira để lập lịch trình thực hiện các task nhằm giúp cho Client dễ nắm bắt nhưng sau này thì dường như Client quen với giao diện của Sheet hơn nên mình cũng dần chuyển sang sử dụng Google Sheet để mô tả công việc cho khách hàng. 

– Vì thực hiện theo gói dịch vụ sẵn có nên thường kế hoạch các task sẽ giống nhau, nhưng trong một vài trường hợp khi Clients muốn tập trung vào hạng mục riêng lẻ trước thì mình cũng deal với họ để phối hợp các kênh sao cho đạt được hiệu quả mong muốn. 

3. Triển Khai dự án:

Đến giai đoạn này, những bước đầu tiên của dự án sẽ dần được triển khai, nhân sự sẽ bắt tay vào việc hoàn thành các task đồng thời trao đổi liên tục với Client (thông qua Zalo) để được duyệt nội dung và nhận Feedback nhằm sửa đổi kịp thời.

Đối với các dự án Full Marketing thì sẽ có tổng cộng 4 hạng mục, bao gồm Social, SEO, Advertises (Ads) và Marketing Automation (Email Marketing). Timeline của từng hạng mục cụ thể như sau: 

Bên cạnh đó, mình còn có 2 buổi training online hàng tuần, do chính CEO – 1 bạn Co Founder khác làm host, nhằm giúp các bạn Marketers tháo gỡ thắc mắc trong suốt quá trình làm việc cũng như định hướng công việc, tránh đi lệch hướng dẫn đến việc chậm trễ tiến độ công việc theo như timeline ban đầu đề ra.

ĐẶT LỊCH NGAY

4. Theo dõi và đánh giá

Thực chất, giai đoạn này có thời gian khá trùng lặp với giai đoạn triển khai dự án, bởi việc giám sát và kiểm soát phải được thực hiện liên tục và song song với các khâu của quy trình triển khai.

Mình quan niệm rằng, dự án có thành công hay không, ngoài năng lực, tinh thần và trách nhiệm của cả team, yếu tố quyết định còn nằm ở vai trò của người quản lý trong việc theo dõi sâu sát để đánh giá hiệu quả vận hành của dự án.

Sau nhiều lần cập nhật và thay đổi liên tục để tìm ra báo cáo phù hợp, đầy đủ và dễ dàng sử dụng nhất, hiện mình đang hướng đến báo cáo 100% trên Confluence (phần mềm có thể liên kết với Jira) với tần suất 2 tuần/lần cho Client (nhưng cũng tùy vào ý muốn của từng Client, cả team sẽ cố gắng chuẩn chỉnh để đáp ứng).

Theo đó mà trong quá trình làm việc, mình cũng dễ dàng nắm bắt được tiến độ công việc của cả team, bao nhiêu task đã hoàn thành, bao nhiêu task còn đang dở dang,…

Nếu bạn đang thắc mắc mình sử dụng những công cụ gì để minh chứng số liệu của từng hạng mục, thì đây chính là lời giải đáp:

• Về Social: Content Studio sẽ giúp phân tích số lượng tương tác của từng bài post, cùng với đó là timeline đăng bài.
• Về SEO: Serpwatch và What My Serp là 2 công cụ khá tiện lợi trong việc theo dõi mức độ lên top của các từ khóa.
• Về Ads: Mình sử dụng các Report Ads trên từng kênh.
• Về Marketing Automation: Hubspot sẽ giúp phân tích tỷ lệ xem, nhấp vào liên kết của từng email,…

Ngoài ra, còn một vài các công cụ khác nữa mà mình không tiện kể hết ở bài viết này, nhưng mình luôn theo dõi số liệu linh hoạt thay đổi theo từng hạng mục để kịp thời nắm bắt và có sự chỉnh sửa phù hợp.

5. Kết thúc giai đoạn

Dự án đã đi đến giai đoạn cuối cùng, nhưng trước khi có thể ăn mừng cho sự thành công, hoặc rút kinh nghiệm cho những lần thất bại, vẫn còn một số nhiệm vụ mà mình cần phải hoàn thành cùng team ở giai đoạn cuối cùng này, bao gồm: 

• Làm báo cáo tổng thể dự án và riêng từng hạng mục đã triển khai: tổng kết lại tất cả các chỉ tiêu đã và chưa đạt được. 
• Phân tích dự án dựa trên báo cáo: xác định những thành tựu đã đạt được, rút kinh nghiệm từ những thất bại của dự án cũng như feedback cho từng thành viên của cả team để có thể tránh tái diễn ở những dự án tiếp theo.  
• Meeting với Client: cá nhân mình sẽ meeting với Client lần cuối, để thuyết minh bản báo cáo trên đồng thời bàn giao lại dự án. Trong buổi meeting này mình cũng sẽ gửi form feedback cho Client, nếu họ hoàn thành xong thì xem như dự án đã chấm dứt và Client kết thúc hợp đồng với Trần Vũ.

Cảm ơn bạn đã đọc hết bài chia sẻ của mình ^^. 

Mình biết rằng quy trình này còn nhiều thiếu sót và đầy rẫy những nhược điểm, bởi không có gì là hoàn hảo cả nên mình rất mong mọi người có thể tham khảo và đưa ra những góp ý mang tính xây dựng. Mình xin chân thành cảm ơn!!