Case Study

TVG đã quản lý một dự án Marketing như thế nào?

Agency với kinh nghiệm 5 năm - TVG đã làm gì để quản lý các dự án Marketing hiệu quả?

Quản lý dự án Marketing là một công việc quan trọng, áp lực và đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều bộ phận khác nhau trong công ty. Tuy nhiên, cùng với sự sáng tạo, không ngừng học hỏi và tinh thần cầu tiến, TVG đã thành công trong việc xây dựng một quy trình quản lý dự án Marketing hiệu quả, nhờ đó có được sự tin tưởng và yêu mến từ nhiều Khách Hàng.

Bài viết này sẽ chia sẻ những kinh nghiệm về quản lý dự án mà TVG đã tích lũy được trong suốt hơn 5 năm hoạt động, từ những ngày đầu chập chững khởi nghiệp cho đến nay, khi đã trải qua nhiều thăng trầm và có cơ hội hợp tác cùng nhiều dự án từ nhiều tệp Khách Hàng khác nhau, với nhiều ngành nghề đa dạng.

Rất mong sẽ chia sẻ được nhiều kinh nghiệm đến mọi người cũng như nhận được đóng góp để cải thiện nhiều hơn. Ngay bây giờ, hãy cùng TVG tìm hiểu kỹ hơn quy trình quản lý của công ty nhé!

Một điều nữa là trong bài viết này nhiều công cụ hay cụm từ nào mà các bạn không biết và muốn tìm hiểu thêm thì có thể liên hệ trực tiếp với chuyên gia của TVG Agency qua đây nhé: www.facebook.com/vucamnhung95/

Những tiêu chí phải đạt được

Với bất kì dự án TVG luôn đề ra một số tiêu chí để đảm bảo cho dự án luôn đi đúng hướng.

CHỌN MẶT GỬI VÀNG

Trước khi bắt đầu dự án, TVG luôn tuyển dụng nhân sự một cách kỹ càng để phù hợp với sản phẩm của khách hàng. Trong một vài trường hợp nhân sự của TVG muốn thử sức ở các thị trường mới thì công ty cũng luôn theo sát và review dự án liên tục để vừa giúp các bạn có thêm kinh nghiệm vừa đảm bảo cho tiến trình dự án không bị chậm lại.

PHẢI CÓ TIMELINE CỤ THỂ

Khi tiếp nhận bất kỳ một dự án nào, TVG luôn thiết kế một timeline cụ thể theo tuần. Qua đó vừa giúp cho nhân sự không bị trễ nại mà Client cũng yên tâm hơn khi theo dõi được tiến trình hoạt động.

TRAO ĐỔI VỚI KHÁCH HÀNG NHANH CHÓNG VÀ NẮM BẮT Ý KIẾN CỦA KHÁCH HÀNG ĐỂ THAY ĐỔI CHO PHÙ HỢP

Trong ngành dịch vụ có một câu là “Luôn thỏa hiệp với mọi ý kiến của khách hàng”. Khi làm việc với Clients chắc chắn sẽ có người này, người kia, có người sẽ yêu cầu trao đổi trên nền tảng khác, có người thì yêu cầu không xài gói dịch vụ này mà bù thêm vào gói dịch vụ khác, vv.. Công ty cũng luôn trao đổi và thỏa thuận với Clients sao cho hai bên hiểu ý nhau và luôn làm việc trong trạng thái tin tưởng, thoải mái nhất.

Quy trình mà TVG đã triển khai

Để mọi người có thể dễ dàng theo dõi, TVG sẽ chia quy trình dịch vụ thành 5 giai đoạn, cụ thể như sau:

1. KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN

Xây dựng bản cam kết dự án: Đối với tất cả các dự án, TVG đều tạo một bản cam kết từ trước, bởi nó là cơ sở để định hướng hoạt động, căn cứ xác định và công nhận kết quả cuối cùng.

Cụ thể, bản cam kết sẽ gồm các mục tiêu cuối cùng sẽ đạt được với khách hàng, những điều khoản vi phạm hợp đồng, chính sách hoàn tiền để khách hàng nắm rõ và dễ dàng giải quyết nếu có bất kì vấn đề gì xảy ra.

Xác định những người liên quan: Họp nội bộ trước để bàn về phương hướng triển khai:

Phân tích 7P

Đây có lẽ là bước quan trọng nhất khi xây dựng một Plan Marketing tổng thể , việc hiểu rõ sản phẩm, thị trường sẽ là việc làm đầu tiên mà công ty yêu cầu Marketer phải làm nếu muốn thành công một dự án.

Phân chia nhân sự cho 4 hạng mục

Như mình đã đề cập thì đây sẽ lúc công ty “chọn mặt gửi vàng” những người mà mình nghĩ sẽ phù hợp nhất và có mong muốn được trải nghiệm. Tất nhiên công ty sẽ luôn hỗ trợ các bạn sao cho không ảnh hưởng đến kết quả đem lại cho khách hàng.

Tổng hợp các câu hỏi để trao đổi với Client trong buổi họp tiếp theo

Tiếp nối công đoạn phân tích 7P, TVG luôn tạo điều kiện cho các bạn Marketers có thể brainstorm ý tưởng, đặt câu hỏi và trao đổi trực tiếp với khách hàng.

2. Lập kế hoạch

Ban đầu TVG sử dụng một công cụ tên là Jira để lập lịch trình thực hiện các task nhằm giúp cho Client dễ nắm bắt nhưng sau này thì dường như Client quen với giao diện của Sheet hơn nên công ty cũng dần chuyển sang sử dụng Google Sheet để mô tả công việc cho khách hàng.

Vì thực hiện theo gói dịch vụ sẵn có nên thường kế hoạch các task sẽ giống nhau, nhưng trong một vài trường hợp khi Clients muốn tập trung vào hạng mục riêng lẻ trước thì công ty cũng deal với họ để phối hợp các kênh sao cho đạt được hiệu quả mong muốn.

3. Triển Khai dự án:

Đến giai đoạn này, những bước đầu tiên của dự án sẽ dần được triển khai, nhân sự sẽ bắt tay vào việc hoàn thành các task đồng thời trao đổi liên tục với Client (thông qua Zalo) để được duyệt nội dung và nhận Feedback nhằm sửa đổi kịp thời.

Đối với các dự án Full Marketing thì sẽ có tổng cộng 4 hạng mục, bao gồm Social, SEO, Advertises (Ads) và Marketing Automation (Email Marketing). Timeline của từng hạng mục cụ thể như sau:

Bên cạnh đó, TVG còn có 2 buổi training online hàng tuần, do chính CEO – 1 bạn Co Founder khác làm host, nhằm giúp các bạn Marketers tháo gỡ thắc mắc trong suốt quá trình làm việc cũng như định hướng công việc, tránh đi lệch hướng dẫn đến việc chậm trễ tiến độ công việc theo như timeline ban đầu đề ra.

4. Theo dõi và đánh giá

Thực chất, giai đoạn này có thời gian khá trùng lặp với giai đoạn triển khai dự án, bởi việc giám sát và kiểm soát phải được thực hiện liên tục và song song với các khâu của quy trình triển khai.

TVG quan niệm rằng, dự án có thành công hay không, ngoài năng lực, tinh thần và trách nhiệm của cả team, yếu tố quyết định còn nằm ở vai trò của người quản lý trong việc theo dõi sâu sát để đánh giá hiệu quả vận hành của dự án.

Sau nhiều lần cập nhật và thay đổi liên tục để tìm ra báo cáo phù hợp, đầy đủ và dễ dàng sử dụng nhất, hiện công ty đang hướng đến báo cáo 100% trên Confluence (phần mềm có thể liên kết với Jira) với tần suất 2 tuần/lần cho Client (nhưng cũng tùy vào ý muốn của từng Client, cả team sẽ cố gắng chuẩn chỉnh để đáp ứng).

Theo đó mà trong quá trình làm việc, TVG cũng dễ dàng nắm bắt được tiến độ công việc của cả team, bao nhiêu task đã hoàn thành, bao nhiêu task còn đang dở dang,…

Nếu bạn đang thắc mắc TVG sử dụng những công cụ gì để minh chứng số liệu của từng hạng mục, thì đây chính là lời giải đáp:

Social

Content Studio sẽ giúp phân tích số lượng tương tác của từng bài post, cùng với đó là timeline đăng bài.

SEO

Serpwatch và What My Serp là 2 công cụ khá tiện lợi trong việc theo dõi mức độ lên top của các từ khóa.

Mình sử dụng các Report Ads trên từng kênh.

Marketing Automation

Hubspot sẽ giúp phân tích tỷ lệ xem, nhấp vào liên kết của từng email,…

Ngoài ra, còn một vài các công cụ khác nữa mà TVG không tiện kể hết ở bài viết này, nhưng công ty luôn theo dõi số liệu linh hoạt thay đổi theo từng hạng mục để kịp thời nắm bắt và có sự chỉnh sửa phù hợp.

5. Kết thúc giai đoạn

Dự án đã đi đến giai đoạn cuối cùng, nhưng trước khi có thể ăn mừng cho sự thành công, hoặc rút kinh nghiệm cho những lần thất bại, vẫn còn một số nhiệm vụ mà TVG cần phải hoàn thành cùng team ở giai đoạn cuối cùng này, bao gồm:

Làm báo cáo tổng thể dự án và riêng từng hạng mục đã triển khai

Tổng kết lại tất cả các chỉ tiêu đã và chưa đạt được.

Phân tích dự án dựa trên báo cáo

Xác định những thành tựu đã đạt được, rút kinh nghiệm từ những thất bại của dự án cũng như feedback cho từng thành viên của cả team để có thể tránh tái diễn ở những dự án tiếp theo.

Meeting với Client

TVG Agency sẽ meeting với Client lần cuối, để thuyết minh bản báo cáo trên đồng thời bàn giao lại dự án. Trong buổi meeting này mình cũng sẽ gửi form feedback cho Client, nếu họ hoàn thành xong thì xem như dự án đã chấm dứt và Client kết thúc hợp đồng với Trần Vũ.

TVG AGENCY

Điền Form Thông Tin Để Được Tư Vấn Marketing Miễn Phí

1. Hỗ Trợ Tư Vấn Trực Tiếp Cụ Thể

TVG sẽ giúp bạn rút ngắn thời gian bằng việc nghiên cứu đối thủ Doanh Nghiệp trên đa nền tảng và gửi bản báo cáo chi tiết nhất.

3. Phân Tích Xu Hướng Thị Trường

Đề xuất các hướng triển khai nội dung trên kênh Social, SEO để thu được lượng người dùng nhiều nhất

4. Nhận File Kế Hoạch Marketing

Đề xuất các hướng triển khai nội dung trên kênh Social, SEO để thu được lượng người dùng nhiều nhất

5. Bắt Kịp Xu Thế Digital Marketing

Đề xuất các hướng triển khai nội dung trên kênh Social, SEO để thu được lượng người dùng nhiều nhất

GROWTH MARKETING DO TVG TRIỂN KHAI

Tăng Hơn 50%

DOANH THU TĂNG NHANH TRONG 6 THÁNG

Giảm Hơn 30%

CHI PHÍ MARKETING VÀ SELL TRUNG BÌNH ĐƯỢC GIẢM

Tăng Hơn 50%

KHÁCH HÀNG TRUNG THÀNH GIỚI THIỆU KHÁCH HÀNG MỚI